Registratievoorschriften

De ontvangstdatum

De ontvangstdatum is de datum waarop de betreffende aanvraag is ontvangen door de Raad voor Rechtsbijstand.

Ontvangen van

Het veld ontv. van is standaard gevuld met “RBVL” wat de afkorting is van RechtsBijstandVerLener.

Burgerservicenummer en/of vreemdelingennummer

Het burgerservicenummer (voorheen sofinummer) en/of het vreemdelingennummer van de cliënt wordt in een later stadium ingevuld. Zie daarvoor het kopje ‘Invulveld Registreren Klant’.

Klantnaam

In het veld klantnaam voer je uitsluitend de achternaam van de rechtzoekende in. Daarvoor gelden de volgende richtlijnen:

• De achternaam moet beginnen met een hoofdletter;
• Je voert geen voorletter(s) en voorvoegsel(s) in. Deze registreer je apart.
• Bij een vrouwelijke rechtzoekende registreer je alleen de meisjesnaam. Een vrouwelijk cliënt met de naam ‘J. Keizer-Prins’ registreer je met achternaam ‘Prins’. Voor het vaststellen van de juiste achternaam raadpleeg je altijd het brondocument als dit bij de aanvraag zit.
• Je voert de letters in zonder leestekens, bijvoorbeeld: è, é, ë, ê = e.
• Je registreert een naam altijd zonder koppeltekens, bijvoorbeeld Tjùng-A-Hûng registreer je als Tjung A Hung.
• Als er sprake is van de zogenaamde "alias" variant registreer je alleen de eerste naam en niet de naam die genoemd wordt achter het begrip "alias" of de term "ook bekend als". Wel zoek je op beide namen in het systeem. Wanneer de cliënt in GRAS staat geregistreerd onder de naam achter “alias” dan wordt de eerste naam geregistreerd en koppel je de klantgegevens.
• Als op een last staat klantnaam is NN met daarachter een nummer dan registreer je deze naam zonder leestekens en spaties op de volgende wijze: NN1208.
• Als op een aanvraag in een vreemdelingenzaak staat klantnaam is NNPL met daarachter een nummer dan registreer je deze naam zonder leestekens en spaties op de volgende wijze: NNPL133CM110705.
• Als er geen nummer achter de NN-naam of  NNPL-naam staat registreer je de naam als NN0000 of NNPL0000.
• Overige civiele en bestuursrechtelijke aanvragen kunnen NIET op NN worden geregistreerd.
• Wanneer de aanvraag op naam staat van een ongeboren kind dan voer je de achternaam van de moeder in.
• De achternaam registreer je zonder voorvoegsel, tenzij uit een eventueel brondocument blijkt dat deze deel uitmaakt van de achternaam. Deze registreer je apart.

Voorbeelden van achternamen met voorvoegsels zijn:

O'Connell              voorvoegsel   O'
La Fontaine           voorvoegsel   La
d'Oliveira               voorvoegsel   d'
de Vries                 voorvoegsel   de
der Kinderen         voorvoegsel   der
in ’t Veld                voorvoegsel   in 't
ten Brink                voorvoegsel   ten
uit den Bogaard     voorvoegsel   uit den
d'Hondt                  voorvoegsel   d'
's Gravensande     voorvoegsel   's

Echter:

Tenhaeff                 blijft            Tenhaeff
Uittenbogaardt       blijft            Uittenbogaardt

Le Rouge               voorvoegsel   Le
Du Bellay               voorvoegsel   Du
Di Rossi                 voorvoegsel   Di
Da Ponte               voorvoegsel   Da
Del Lungo              voorvoegsel   Del
von Kleist               voorvoegsel   von
auf der Maur          voorvoegsel   auf der
de las Casas          voorvoegsel  de las
de la Vega              voorvoegsel  de la
da Fonseca            voorvoegsel  da

Alle namen met Mac, M’ of Mc (afkortingen van Mac) registreer je als Mac en niet als voorvoegsel. Dus Mc Donald wordt geregistreerd als MacDonald.

• Bij samengestelde namen neem je beide namen over als achternaam inclusief het eventuele voorvoegsel.

Voorbeelden hiervan zijn:

Bosch van Drakenstein
Calderon de la Barca
Monteira da Cunha
Khandam Ali Gusom

• De rechtzoekende kan ook een rechtspersoon zijn. Van een rechtspersoon registreer je alleen de naam. Het woord stichting of vereniging wordt in het veld voorvoegsel geregistreerd als “Ver.” en “St.” (met punt!). Het begrip BV (besloten vennootschap) en NV (naamloos vennootschap) neem je op achter de firmanaam zonder puntjes. Je registreert geen "geboortedatum". Bij geslacht voer je de “R” van rechtspersoon in.

Voorbeelden:
“Vereniging de Witte Duif”
Klantnaam:            Witte Duif
Voorvoegsel:         Ver. de
Geboortedatum:   geen

“Stichting Blijf van mijn lijf”
Klantnaam:            Blijf van mijn lijf
Voorvoegsel:         St.
Geboortedatum:    geen

“Treurniet B.V.”
Klantnaam:           Treurniet BV
Voorvoegsel:        geen
Geboortedatum:  geen

• Bij een bijzonder curator of wettelijk vertegenwoordiger (bewindvoerder, curator) als formele procespartij wordt de naam en geboortedatum van de belanghebbende (rechtzoekende) geregistreerd.

Geboortedatum (geb.datum)

De geboortedatum neem je over van het brondocument en voer je in zonder spaties of verbindingsstreepjes.

Voorbeeld:   9 september 1967 wordt 090967.

• Als op het brondocument of de aanvraag alleen het jaartal staat, bijvoorbeeld 00-00-1952 registreer je 010152.
• Wanneer de rechtzoekende een rechtspersoon is dan voer je geen geboortedatum in.
• Als bij een last een fictieve geboortedatum is aangegeven dan voer je altijd de geboortedatum 01-01-1900 in. Om dit in te voeren maak je in het scherm ‘Registreren Klant’ in het veld Geb.datum d.m.v. de toetscombinatie Ctrl + Y de datum volledig zichtbaar en kan in het pop-up scherm 01-01-1900 worden ingevoerd. Je slaat op met F12.
• Wanneer de aanvraag op naam staat van een ongeboren kind dan voer je de geboortedatum van de moeder in.
• Als het geboortejaar meer dan 100 jaar geleden is moet je een extra handeling verrichten bij het registreren. Voorbeeld: 1 januari 1924 wordt ingegeven als 010124. Het systeem registreert dit als het jaar 2024. Om dit te kunnen veranderen wordt in het scherm ‘Registreren Klant’ in het veld Geb.datum d.m.v. de toetscombinatie Ctrl + Y de datum volledig zichtbaar en kan 2024 worden veranderd in 1924.

Scherm Registreren Klant

• In het veld Voorlt registreer je de voorletter(s) zonder punt(jes).
• In het veld Voorvg voer je het voorvoegsel in met de volgende richtlijn:

Als voorvoegsels worden aangemerkt

-  ab, ap, aus, auf der
-  bar
-  d´, de, der, di, du, da, del, de la, de las, des, dall´
-  een
-  het
-  in ‘t
-  le, la, lo, l´, les
-  O´
-  ´s, saint, san, sankt, sint, stichting(registreren als St.)
-  ten, ´t
- uit den
-  von, van, ver, vom, vereniging(registreren als Ver.)

Bij Arabische namen geldt als voorvoegsel

-  Ali, Ait, Al,  Aoulad
-  Bin, Ben, Beni,
-  El, Er
-  Oulad, Oulad El

Invulvelden

• In het veld Geslacht vul je “M”, “V” of “R” ( Man, Vrouw of Rechtspersoon) in.
• Het veld Land wordt standaard gevuld met NL. Als rechtzoekende een adres in het buitenland heeft dan overschrijf je dit. Afkortingen van landen vind je in de tabel met Ctrl + F9.
• Het veld straatnaam mag geen nummer bevatten. Voorbeelden hiervan zijn de straten 'Botter 19' en 'Tjalk 11' in Lelystad. Dit los je op door het cijfer vóór het huisnummer te vermelden, bijvoorbeeld: Tjalk 1145.
• In het veld Postcode/Woonplaats geef je de postcode in en vervolgens zoekt het systeem automatisch de woonplaats erbij. Vergeet niet om ook een eventuele huisnummertoevoeging in te voeren. Als je op het veld Postcode/Woonplaats staat kun je m.b.v. de toetscombinatie Ctrl + F9 op basis van de plaatsnaam en de straatnaam de bijbehorende postcode opzoeken.
• In het veld Gemeente van inschrijving wordt automatisch door het systeem de gemeentecode en plaatsnaam vermeld.
• In het veld Postadres voer je het woonadres van de rechtzoekende in. Bij lasten (Ambtshalve) en aanvragen asiel voer je het postadres van de advocaat in met “p/a”. Voorbeeld: je registreert eerst AF als landcode, dan kun je zelf het adres invoeren (inclusief p/a) en vervolgens ga je terug naar landcode en wijzig je deze weer in NL.
• Het veld Mdw ktk wordt niet gebruikt.
• Voer in het veld SofiNr het burgerservicenummer (BSN) van de cliënt in. Dit vind je op de aanvraag en het brondocument. Dit brondocument is leidend.
  Als er geen burgerservicenummer (voorheen sofinummer) is opgegeven is er meestal wél een vreemdelingennummer bekend.
  N.B. Enkel in geval van een ongeboren kind is géén BSN noodzakelijk.
• Voer in het veld VrNr het eventuele vreemdelingennummer van de cliënt in. Dit vind je op de aanvraag en het brondocument. Dit bronddocument is leidend.
• Als op het aanvraagformulier zowel een burgerservicenummer als een vreemdelingennummer zijn ingevuld voer je deze allebei in.

Moduul

In het veld Moduul voer je een “A” voor aanvraag ambtshalve (lasten), een “C” voor aanvraag civiel/asiel en een “S” voor een aanvraag straf in.

Tegenpartij

Bij het registreren van de naam van de tegenpartij moet eerst de achternaam worden ingevuld gevolgd door een komma, spatie en dan de voorletter(s) en eventuele voorvoegsels voluit. Er wordt geen “Dhr.” of “mevrouw” voor of achter gezet.
Daarnaast vul je ook de tegenpartij-indicatie met PAR (particullier).

Voorbeeld: dhr. S. v. Hees wordt als Hees, S van geregistreerd. Let op: er wordt geen punt meer achter eventuele voorletters gezet. Tegenpartij-indicatie PAR (particullier).
Bij de registratie van de tegenpartij kan gebruik worden gemaakt van afkortingen. Hieronder volgt een lijst met een aantal voorbeelden:

• Indien het een asielaanvraag betreft dan altijd “Staat” als tegenpartij invullen.
• Als de tegenpartij een bedrijf is dan de plaatsnaam NIET invullen.

Daarnaast gebruikt je het veld tegenpartij-indicatie ook om onderscheid te maken bij grensoverschrijdende geschillen

Urgentie

Het veld Urgentie wordt niet ingevuld.

R.B.V.

De gegevens van de rechtsbijstandverlener worden geregistreerd in het R.B.V. veld. Dit kan door middel van het ingeven van de achternaam of BAR-nummer.

Bij aanvragen civiel, asiel en straf staat meestal het BAR-nummer vermeld.

Bij aanvragen ambtshalve (lasten) staat alleen de naam van de RBV-er vermeld en wordt als zodanig overgenomen.

• Het BAR-nummer staat niet altijd juist genoteerd op de aanvragen. Dus controleer altijd of de gegevens achter het BAR-nummer overeenkomen met hetgeen op de aanvraag staat. Dit geldt ook voor lasten.
• De naam staat ook niet altijd juist gespeld. Als de naam niet is te vinden probeer dan via verkort zoeken (*) of de RBV-er wél is te vinden.

Voorbeeld:

Keizer kan voorkomen als Keyser, Keiser of Kijzer. Met een beetje creativiteit kan de RBV-er gevonden worden.

Als de RBV-er dan nog niet is te vinden kan de aanvraag worden overgedragen aan de teamleider. Deze zoekt dan uit of de RBV-er wellicht is uitgeschreven of dat er iets anders gaande is. De aanvraag moet wél worden voorzien van een dagstempel.

Registratievoorschriften Parketnummers

Om Gras/WFM een automatische controle op dubbelheid te laten uitvoeren is het belangrijk dat parketnummers op één manier worden geregistreerd.

Strafzaken
Een parketnummer van een strafzaak wordt altijd op de volgende wijze geregistreerd 00/000000-00. In de praktijk kom je verschillende schrijfwijzen tegen, bijvoorbeeld:

10/950432.10

10-950432-10

10.950432.10

10.950.432.10
Ongeacht de schrijfwijze op de last tot toevoeging, de toevoegingsaanvraag of de dagvaarding wordt dit in Gras dus altijd 10/950432-10.

Overige zaken

Bij alle overige zaken wordt de volgende schrijfwijze gehanteerd:
-   koppeltekens en spaties worden verwijderd;
-  alles na de letters wordt verwijderd.

In de praktijk kom je verschillende schrijfwijzen tegen, bijvoorbeeld:

• 264906 / BO RK 10-1942
• 264906/JE RK 10-1942
• 264906FARK10-1942
• 264906 KG ZA 10-1942
• 264906 /BZ RK 10-1942
• 264906 FARK
• 10/264906VRONTN-V35C9

Ongeacht de schrijfwijze op de last tot toevoeging, de toevoegingsaanvraag of de uitspraak, noteer je dit kenmerk als nummer plus letters, bijvoorbeeld 264906BORK of 264906FARK of 10/264906VRONTN

Als parketnummers niet zijn te herleiden tot onze arrondissementen, bijvoorbeeld bij een rechtshulpverzoek uit het buitenland: 2010 046503, registreer je het parketnummer zonder spatie(s): 2010046503

Bij TBS zaken registreer je het volledige nummer, bijvoorbeeld TBS P10/0368.

Bij Raad van State uitspraken registreer je het volledige nummer, bijvoorbeeld 201005350/1/H2.

Probleem bij invoeren

In filenet heeft de invoerder op het werkbriefje een opmerkingenveld tot zijn beschikking. Als het niet lukt om een veld in te vullen, bijvoorbeeld: gemeentecode, dan kan de invoerder hierover een opmerking maken voor de beschikker.