Mutatie van de toevoeging i.v.m. opvolging

Benodigde stukken / informatie

• ondertekend mutatieformulier  waaruit blijkt dat rechtsbijstand nog niet is beëindigd
• een duidelijke toelichting op de noodzaak tot overname door een andere advocaat

Toevoegbeleid

Overname en High Trust (HT)

Bij overname van toevoegingen die onder HT zijn verstrekt toets je niet (alsnog) op inhoudelijke toevoegwaardigheid van de zaak. Een rechtzoekende mag geen negatieve gevolgen ondervinden van de HT-werkwijze. Je toetst wel aan de gebruikelijke criteria zoals beschreven in deze werkinstructie.

Overname door advocaat van ander kantoor (OPV)

Een verzoek tot overname van de toevoeging kan op twee manieren worden ingediend: met een mutatieformulier door de overnemende advocaat of in MijnRvR door de toegevoegde advocaat. In beide gevallen moet dat in onderling overleg tussen de advocaten, zie Akkoordverklaring overname.

N.B. Een verzoek tot overname buiten ressort kan alleen per post worden ingediend, niet in MijnRvR.

Mutatieformulier: Ingediend door overnemende advocaat

De opvolgend advocaat moet voor het beëindigen van de werkzaamheden om mutatie van de toevoeging verzoeken. Heeft de opvolgend advocaat zijn werkzaamheden beëindigd op het moment dat het mutatieverzoek wordt ingediend, dan wijs je het verzoek af.
Bij een last tot toevoeging/aanwijzing verstrekt de griffie van het gerecht een last/aanwijzing tot mutatie opvolging.

MijnRvR: Overdracht dossier door toegevoegde advocaat

Deze werkwijze is alleen mogelijk bij overname binnen het ressort van de toegevoegde advocaat. De toegevoegde advocaat kan in MijnRvR aangeven dat de zaak wordt overgenomen door een andere advocaat met de keuze "Overdragen". De overnemende advocaat kan vervolgens via MijnRvR het overnameverzoek accepteren of weigeren. Bij acceptatie moet de overnemende advocaat het mutatieformulier invullen. Het mutatieformulier moet ingediend worden vóór het beëindigen van de werkzaamheden van de opvolgend advocaat.

Heeft de overnemende advocaat zijn werkzaamheden reeds beëindigd op het moment dat het mutatieverzoek wordt ingediend, dan wijs je het verzoek af met de volgende tekst:
‘U heeft een verzoek om opvolging ingediend. De Raad wijst dit af, omdat u als overnemende advocaat de werkzaamheden reeds heeft beëindigd. Het verzoek is zonder opgaaf van een goede reden te laat ingediend’.

Samenwerkingsverband (indeplaatsstelling)

Je verstrekt een toevoeging op grond van een indeplaatsstelling als er sprake is van hetzelfde samenwerkingsverband, waarbij advocaten voor gezamenlijke rekening en risico de praktijk uitoefenen of de zeggenschap of eindverantwoordelijkheid over de praktijkuitoefening delen.

Indeplaatstelling kan met het mutatieformulier door de overnemende advocaat worden verzocht. De toegevoegde advocaat kan de toevoeging ook via MijnRvR overdragen.

Er is géén sprake van een samenwerkingsverband als bovenstaande situatie niet van toepassing is, maar advocaten bijvoorbeeld onderling met regelmaat dossiers uitwisselen, overnemen of naar elkaar doorverwijzen. Je verleent in dat geval een toevoeging op grond van een opvolging.

Overname LAT

Een LAT kan niet worden overgenomen door een andere advocaat. Je kunt aan de andere advocaat alleen een nieuwe LAT of een reguliere toevoeging verstrekken. Je beoordeelt of de aanvraag voldoet aan de voor de zaak geldende criteria.

Tijdig verzoek

Je neemt aan dat de advocaat het verzoek tijdig heeft ingediend als de toevoeging niet ouder is dan 2 jaar, tenzij uit de stukken het tegendeel blijkt.

Als de toevoeging ouder is dan 2 jaar maak je de aanvraag onvolledig met de volgende tekst:

‘Om uw verzoek om overname te kunnen beoordelen verzoekt de Raad u toe te lichten of de rechtsbijstand nog liep ten tijde van uw overnameverzoek.’

Als blijkt dat de rechtsbijstand is beëindigd wijs je af met de volgende tekst (de laatste zin is afhankelijk van het feit of de advocaat ook vaststelling heeft verzocht):

‘Op grond van artikel 28 lid 1 sub a Wrb wordt uw aanvraag om mutatie van de toevoeging afgewezen, nu is gebleken dat het verzoek is ingediend nadat de rechtsbijstand reeds feitelijk is verleend. Uw verzoek tot declaratie wordt in behandeling genomen.‘

Akkoordverklaring overname

Mutatieformulier: Ingediend door de overnemende advocaat

Door een verzoek tot overname verklaart de overnemende advocaat dat de eerdere advocaat akkoord gaat. De Raad gaat ervan uit dat er over de overname contact is geweest tussen de eerste en de tweede advocaat. Weigert de eerdere advocaat het dossier over te dragen, dan kan de opvolgend advocaat naar de Deken van de orde van advocaten. Deze kan bemiddelen tussen beide advocaten.

MijnRvR: Overdracht dossier door toegevoegde advocaat

Door een verzoek tot overdracht in MijnRvR verklaart de toegevoegde advocaat akkoord te gaan met overname van de toevoeging. De overnemende advocaat kan het verzoek in MijnRvR accepteren of weigeren.

Opvolgend deskundigenoordeel (nieuwe eigen bijdrage)

Elk verzoek tot overname door een andere advocaat van een ander kantoor beoordeel je als een opvolgend deskundigenoordeel met een nieuwe eigen bijdrage. Doel van een opvolgend deskundigenoordeel is het wegnemen van twijfel die de rechtzoekende heeft over het oordeel van de eerdere advocaat, ook wel ‘second opinion’.

Bij opvolgend deskundigenoordeel leg je een nieuwe eigen bijdrage op. Deze is gelijk aan de primair opgelegde eigen bijdrage. Je houdt geen rekening met eventuele kortingen op deze eigen bijdrage, bijvoorbeeld de diagnose en triagekorting.

Is bij het primaire besluit de eigen bijdrage op nihil gesteld op grond van artikel 6 Bebr (bijvoorbeeld detentie, asiel) dan leg je bij opvolging de laagste eigen bijdrage op. Is bij het primaire besluit de eigen bijdrage om andere redenen op nihil gesteld (bijvoorbeeld ambtshalve, artikel 44 lid 4 Wrb), dan wordt de eigen bijdrage ook bij opvolging op nihil gesteld.

Dwingende reden (geen nieuwe eigen bijdrage)

Motiveert de advocaat dat sprake is van een dwingende reden voor overname, dan leg je geen nieuwe eigen bijdrage op.

Tweede en volgende verzoek

Voor een tweede opvolgend deskundigenoordeel (= de derde advocaat) verstrek je geen opvolgingstoevoeging, tenzij sprake is van een overname vanwege dwingende redenen. Rechtsbijstand moet immers doelmatig worden gegeven. De overdracht van een dossier van de één naar de andere advocaat kan ondoelmatigheid in de hand werken.

Bij een derde advocaat in dezelfde zaak wijs je de overname af. Het shoppen van een klant is geen reden om nogmaals een opvolgingstoevoeging te verstrekken. Je wijst het verzoek mutatie af met de volgende tekst:

‘Als een toevoegingsaanvraag wordt ingediend nadat al twee advocaten aan de zaak hebben gewerkt op basis van een toevoeging wijst de Raad de aanvraag op die grond af. Er zijn geen gegronde redenen voor de overname aangevoerd. (artikel 12 Wrb, art. 3 sub d Brt)’

Bijzonderheden bij opvolging

1. Ambtshalve toevoeging (last tot toevoeging);
2. Asielzaken;
3. Waarneming;
4. Toevoeging al gedeclareerd;
5. Afzien van gesubsidieerde/kosteloze rechtsbijstand (overname op betalende basis);
6. Overname door advocaat binnen hetzelfde kantoor/samenwerkingsverband (IPS);
7. Specialisatievereiste;
8. Administratieve verwerking.

1. Ambtshalve toevoeging (last tot toevoeging)

Bij een last tot mutatie opvolging die wordt verstrekt binnen twee kalenderweken na afgifte van de eerste last nemen we aan dat de eerste advocaat geen inhoudelijke werkzaamheden heeft verricht. Je verstrekt een toevoeging voor indeplaatsstelling en niet voor opvolging. Als de eerste advocaat wel inhoudelijke werkzaamheden heeft verricht kan de opvolgende advocaat alsnog om OPV verzoeken. Dit verzoek kan ook telefonisch worden gedaan.

Tweede en volgende verzoek bij ambtshalve toevoegingen

Bij ambtshalve toevoegingen is het gerecht bevoegd om te beslissen over opvolgingsverzoeken. De Raad voert de besluiten vervolgens uit. Je legt, net als in het primaire besluit, geen eigen bijdrage op bij opvolging.

Er is één uitzondering: In hoger beroepszaken waarbij sprake is van een voorlopige hechtenis (artikel 40 lid 1 aanhef en onder b Sv) moet het opvolgingsverzoek worden ingediend bij de Raad.

Een last tot toevoeging bij opvolging bij uithuisplaatsing/gesloten jeugdzorg (P042) is niet geregeld. Dit betekent dat de Raad exclusief bevoegd is.

2. Asielzaken

Er is geen afzonderlijk beleid voor opvolging in asielzaken. Als na afgifte van de toevoeging deze door een andere advocaat wordt overgenomen, is er sprake van opvolging en wordt er een eigen bijdrage opgelegd. Is bij het primaire besluit de eigen bijdrage op nihil gesteld op grond van artikel 6 Bebr dan leg je bij opvolging de laagste eigen bijdrage op (artikel 6 derde lid Bebr).

Als blijkt dat er nog geen werkzaamheden door de eerste advocaat zijn verricht, dan kan er sprake zijn van een indeplaatsstelling. In dat geval leg je geen eigen bijdrage bij opvolging op en is er geen recht op een opvolgingstoeslag.

3. Waarneming

Van waarneming is bijvoorbeeld sprake als de toegevoegde advocaat op de dag van de zitting verhinderd is om een of andere reden. Mutatie is in dat geval niet nodig, ook niet als de advocaat een eenmanskantoor heeft. Op grond van de inschrijvingsvoorwaarden moet de advocaat achtervang regelen voor dit soort situaties. Deze verzoeken wijs je af met de volgende tekst:

“U verzoekt om overname van de zaak. Het verzoek wordt afgewezen, omdat overname in dit geval niet noodzakelijk is. U heeft de zitting waargenomen voor de toegevoegde advocaat. Deze kan de toevoeging op de gebruikelijke wijze declareren en u kunt uw werkzaamheden met hem verrekenen.”

4. Toevoeging al gedeclareerd

Als blijkt dat de toevoeging waarin opvolging wordt verzocht al door de eerdere advocaat gedeclareerd is, moet je onderzoeken of de eerste advocaat de toevoeging terecht heeft gedeclareerd.

Je maakt het mutatieverzoek onvolledig en je vraagt aan de opvolgende advocaat:

‘De toevoeging die u wilt overnemen is al gedeclareerd door mr. [naam eerste advocaat]. Wilt u een verklaring overleggen van mr. [naam eerste advocaat] waaruit blijkt dat deze akkoord is met overname van de toevoeging én intrekking van de reeds toegekende vergoeding? Als deze niet akkoord gaat, ontvangen wij graag een toelichting hierop van de eerste advocaat’.

Nadat je een reactie hierop hebt ontvangen, beoordeel je of opvolging kan worden toegekend.

5. Afzien van gesubsidieerde/kosteloze rechtsbijstand (overname op betalende basis)

5.1 Afzien van kosteloze rechtsbijstand (last)

Er is een last tot toevoeging/aanwijzing verstrekt. Ziet rechtzoekende op enig moment af van zijn recht op kosteloze rechtsbijstand, dan moet de advocaat of rechtzoekende daartoe contact opnemen met de lastgevende instantie. De Raad is niet bevoegd de last te muteren.

5.2 Voortzetting op betalende basis (afzien van gesubsidieerde rechtsbijstand)

Er is een toevoeging verstrekt. Als op uitdrukkelijk verzoek van de rechtzoekende een zaak wordt overgenomen door een andere advocaat en rechtzoekende besluit om af te zien van zijn recht op gesubsidieerde rechtsbijstand door zijn nieuwe advocaat, dan beëindig je de toevoeging. Je vermeldt daarbij: De toevoeging is tussentijds beëindigd, omdat u heeft besloten af te zien van gesubsidieerde rechtsbijstand.

De toegevoegde advocaat kan dan zijn werkzaamheden declareren en zich aan de zaak onttrekken.

Voor een toevoeging op last/aanwijzing is de stelbrief (brief aan de rechter) voldoende om de toevoeging te beëindigen. Voorwaarde is wel dat de overnemende advocaat in de brief aangeeft dat hij de gekozen raadsman is (artikel 38 Sv) en daarmee afziet van het gebruik van de toevoeging.

Als er sprake is van overname op betalende basis en van resultaat, zie werkinstructie resultaatbeoordeling onder 'Overname op betalende basis'.

Zie ook de toelichting bij artikel 18 van de Gedragsregels advocatuur.

5.3 Tussentijds aangevangen rechtsbijstand bij last

Rechtzoekende heeft geen toevoeging of de toevoeging is beëindigd of ingetrokken zoals in 5.1 of 5.2 beschreven. Als gedurende de looptijd van de zaak de klant een beroep wil doen op gesubsidieerde rechtsbijstand, dan kan de advocaat een reguliere toevoeging aanvragen voor zijn werkzaamheden met een motivering waarom geen rechtsbijstand kan worden verleend op basis van een last en waarom de eerder verleende last niet kan herleven. Er is sprake van tussentijds aangevangen rechtsbijstand, zie werkinstructie 2 Bvr. Er vindt een financiële beoordeling plaats.

6. Overname door advocaat binnen hetzelfde kantoor/samenwerkingsverband (IPS)

Mutatie bij overname door een kantoorgenoot (zelfde kantoornummer) of overname binnen een samenwerkingsverband, zoals een vestiging in hetzelfde of een ander ressort, is niet nodig.

Als de advocaat dit wenst muteer je een toevoeging op naam van een (toekomstig) kantoorgenoot met IPS als deze de zaak overneemt en vraagt om in de plaatsstelling als toegevoegd advocaat. Je hoeft de reden van indeplaatsstelling niet te toetsen. Je legt geen nieuwe eigen bijdrage op. Het verzoek tot in de plaatstelling kan worden gedaan door de toegevoegde advocaat in MijnRvR door overdracht of door de kantoorgenoot met een mutatieformulier.

7. Specialisatievereiste

Als het rechtsbelang waarvoor de toevoeging is verstrekt een specialisatie betreft, dan moet de overnemende advocaat ook voor deze specialisatie ingeschreven staan bij de Raad voor Rechtsbijstand.  Op het specialisatieverzoek is geen uitzondering mogelijk. Zie werkinstructie specialisatie advocaat/niet-ingeschreven advocaat. Als dit niet het geval is wijs je het verzoek tot overname af met tekstcode 182.

8. Administratieve verwerking

Voor de administratieve verwerking van o.a. interressortelijke opvolging en opvolging in een meer-urenzaak, zie de gebruikersinstructie.