Mutatie beëindiging/ intrekking van de toevoeging

Benodigde stukken / informatie

• origineel en door de advocaat ondertekend mutatieformulier (een goed leesbare kopie wordt ook geaccepteerd en leidt in ieder geval niet tot een onvolledige aanvraag) waaruit blijkt dat rechtsbijstand nog niet is beëindigd

• originele toevoeging

• een duidelijke toelichting op het verzoek tot beëindiging of intrekking

Toevoegbeleid

Algemeen

Deze werkinstructie geldt zowel voor HT-toevoegingen als niet-HT toevoegingen.

Bij een verzoek tot mutatie van de toevoeging moet de rechtsbijstandverlener altijd de reden vermelden. Geeft de advocaat dit niet aan, dan vraag je dit op. Op het besluit vermeld je waarom de toevoeging wordt gemuteerd en wat de gevolgen zijn voor rechtzoekende.

In de volgende gevallen, stuur je eerst een voornemen naar de rechtzoekende (artikel 33 Wrb):

• Intrekking vanwege onjuiste of onvolledige gegevens;
• Tussentijdse beëindiging vanwege een vertrouwensbreuk;
• Tussentijdse beëindiging vanwege het niet betalen van de eigen bijdrage;
• Intrekking vanwege bereik.

Met uitzondering van de in artikel 33 Wrb genoemde omstandigheden, gebeurt de intrekking met toestemming van cliënt. Met het insturen van het mutatieformulier intrekking geeft de advocaat aan dat rechtzoekende akkoord is met de mutatie. Dit is een impliciete akkoordverklaring van de cliënt. Je hoeft daarom geen voornemen te sturen naar de rechtzoekende.

Op grond van artikel 24 lid 4 Wrb is de advocaat verplicht om rechtsbijstand te verlenen zolang de toevoeging nog niet is gewijzigd of ingetrokken.

In lid 2 van artikel 33 Wrb staat dat de toegevoegde rechtsbijstandverlener zich na beëindiging of intrekking van de toevoeging aan de zaak kan onttrekken.

Op grond van het eerste lid van artikel 33 Wrb kun je de toevoeging, anders dan op verzoek van de aanvrager, wijzigen, beëindigen of intrekken, als:

a. Beëindiging of intrekking in verband met onjuiste of onvolledige gegevens

Als je erachter komt, bijvoorbeeld door een melding misbruik, dat de toevoeging is verstrekt op grond van onjuiste of onvolledige gegevens dan kun je de toevoeging intrekken.
Blijkt bijvoorbeeld bij een verzoek PJV, dat de partner niet is opgegeven bij de aanvraag, dan behandel je dit als een mutatieverzoek. Daarna beoordeel je alsnog of peiljaarverlegging relevant is.

b. Beëindiging in verband met weigering medewerking/vertrouwensbreuk

Je kunt op verzoek van de advocaat de toevoeging beëindigen als zijn cliënt weigert om de noodzakelijke medewerking aan de zaak te verlenen. Je ziet in dit soort gevallen vaak dat de advocaat en de cliënt het niet eens kunnen worden over de wijze van afhandeling van de zaak, dit leidt dan tot een vertrouwensbreuk.
Als je een dergelijk verzoek ontvangt, ga je in eerste instantie de cliënt hierover ‘horen’. Je stuurt een voorgenomen beëindigingsbericht  met tekstcode 263 (voornemen beëindiging vertrouwensbreuk) + ”U kunt desgewenst de toevoeging door een andere advocaat laten overnemen. Als u vragen heeft, neemt u dan telefonisch contact op met de Raad”.

Als de rechtzoekende niet reageert of als de reactie geen reden geeft om af te wijken van het voornemen, beëindig je de toevoeging met tekstcode 264 (beëindiging vertrouwensbreuk). De werkzaamheden van de advocaat zijn declarabel tot het moment van beëindiging van de toevoeging.

Als de rechtzoekende het niet eens is met de beëindiging omdat hij naar een andere advocaat overstapt, dan beëindig je de toevoeging. Op een later moment kan de toevoeging worden overgenomen.

Na tussentijdse beëindiging van de toevoeging vanwege een vertrouwensbreuk houdt de advocaat een wachttermijn aan van drie maanden om te declareren, zodat de rechtzoekende de tijd heeft om een andere advocaat te benaderen (zie ook werkinstructie artikel 28 Bvr).

Voor overname van een tussentijds beëindigde toevoeging door een opvolgende advocaat vanwege een vertrouwensbreuk, zie werkinstructie Mutatie van de toevoeging i.v.m. opvolging onder: Bijzonderheden bij opvolging - 4. Toevoeging al gedeclareerd.

Intrekking op verzoek van een rechtzoekende

Vertrouwensbreuk
Het komt ook voor dat een rechtzoekende een verzoek indient om een toevoeging in te trekken. Dit is meestal gebaseerd op een vertrouwensbreuk of met het argument dat de advocaat toch niets voor de rechtzoekende doet of heeft gedaan. Of omdat de eigen bijdrage te hoog is of hoger dan besproken. Dit zijn geen redenen om de toevoeging zonder meer in te trekken. Je wijst het verzoek om intrekking af met de volgende tekst:
"De Raad wijst het verzoek tot intrekking af. De advocaat kan verzoeken om wijziging van de toevoeging. Bij een klacht over de advocaat kunt u zich wenden tot het advocatenkantoor of de Deken van de Orde van Advocaten".

De rechtzoekende moet naar de advocaat om het probleem te bespreken en zo mogelijk de toevoeging door de advocaat te laten muteren. Komt men er niet uit, dan kan de rechtzoekende een klacht indienen bij het advocatenkantoor. Leidt dit niet tot een oplossing en de rechtzoekende is niet tevreden over de verleende rechtsbijstand, dan kan de rechtzoekende zich wenden tot de deken.

Geen toestemming aanvraag
Als rechtzoekende stelt geen toestemming te hebben verleend voor het aanvragen van een toevoeging dan neem je telefonisch contact op met de advocaat en informeer je de advocaat over het verzoek van de rechtzoekende. Maak hiervan een telefoonnotitie in het dossier. Op grond van de informatie van de advocaat en het verzoek van de rechtzoekende besluit je of je de toevoeging al dan niet intrekt.

Voordat je de toevoeging intrekt informeer je de rechtzoekende over de mogelijke gevolgen van de intrekking (bijvoorbeeld een rekening van de advocaat als er al enige werkzaamheden zijn verricht).

Tussentijdse intrekking vanwege resultaat
De Raad beoordeelt het resultaat van de zaak ná definitieve afhandeling van de zaak. Verzoekt de rechtsbijstandverlener in MijnRvR namens de rechtzoekende om intrekking van de toevoeging vanwege behaald resultaat dat hoger is dan de norm, dan trek je de toevoeging in met de volgende tekst: ”Op verzoek van rechtzoekende wordt de toevoeging ingetrokken zonder dat het mogelijk behaalde resultaat is getoetst. Gevolg van de intrekking is dat de kosten van rechtsbijstand voor eigen rekening kunnen komen.”. Je vraagt geen stukken op waaruit het behaalde resultaat blijkt. De rechtsbijstandverlener kan niet zonder overeenstemming met de rechtzoekende een tussentijds verzoek indienen om de toevoeging in te trekken vanwege behaald resultaat.

c. Beëindiging in verband met het niet betalen van de eigen bijdrage

Je kunt op verzoek van de advocaat de toevoeging beëindigen als zijn cliënt de eigen bijdrage en overige kosten die voor zijn rekening komen, of een voorschot hierop, niet betaalt. Het verzoek tot tussentijdse beëindiging (artikel 33 Wrb) moet tijdig worden gedaan, dat is binnen 3 maanden na oplegging van de eigen bijdrage én voordat de rechtsbijstand is beëindigd (artikel 28 Bvr).

Bij het beoordelen van de driemaandentermijn gaan we uit van een eerste periode van een maand om de rekening te voldoen en 2 maanden waarin kan worden aangemaand tot betaling.

Bij een verzoek tot beëindiging buiten deze driemaandentermijn beoordeel je of er redenen zijn waarom het verzoek niet eerder kon worden ingediend. Bijvoorbeeld omdat de rechtzoekende een betalingsregeling niet nakomt of omdat rechtzoekende in afwachting was van een besluit van de gemeente over vergoeding van de eigen bijdrage via bijzondere bijstand. In deze gevallen is het van belang dat door de advocaat aangetoond wordt dat er tijdig en adequaat is gesommeerd en daarbij de termijnen bewaakt zijn.

Voldoet het verzoek niet aan de genoemde criteria dan wijs je het verzoek af met tekstcode 346.

Een verzoek tot beëindiging bij declaratie wordt door de beschikker vaststellen afgewezen. Deze wijst de advocaat op de in artikel 38 lid 4 Wrb genoemde procedure bij de president van de rechtbank van het arrondissement waarin de rechtsbijstandverlener is gevestigd. Op het verzoekschrift van de advocaat beslist de president van de rechtbank in de vorm van een voor executie vatbare beschikking.

Inspanningsverplichting advocaat

Je toetst of de advocaat voldoende inspanningen heeft verricht om de eigen bijdrage te innen. Er is sprake van voldoende inspanning als advocaat kan aantonen minimaal twee keer te hebben aangemaand met ingebrekestelling en incasso-aanzegging.

Gevolgen tussentijdse beëindiging

Een beëindiging in verband met het niet betalen van de eigen bijdrage heeft twee effecten.

1. Voor consequenties voor de vaststelling van de vergoeding, zie werkinstructie artikel 4 Bvr.
2. De rechtzoekende kan voor hetzelfde rechtsbelang NIET meer worden toegevoegd.

Dit laatste maakt het extra belangrijk om de rechtzoekende hierover te ‘horen’.

Dit ‘horen’ doen we schriftelijk met de volgende tekst.

‘Uw advocaat heeft bij de Raad een aanvraag ingediend om de aan u verleende toevoeging tussentijds te beëindigen omdat u de eigen bijdrage niet (volledig) betaalt. De Raad overweegt de aanvraag in te willigen. Als de toevoeging is beëindigd mag de advocaat zijn werkzaamheden voor u beëindigen. U kunt dan geen rechtsbijstand meer verkrijgen voor het rechtsbelang waarvoor u was toegevoegd. Wij verzoeken u hier schriftelijk op te reageren voor de in deze brief genoemde termijn. (art. 33 lid 1 sub c Wrb jo 4:8 jo 4:12 lid 2 sub c Awb)’

Als de rechtzoekende niet reageert of als de reactie geen reden geeft om af te wijken van het voornemen, beëindig je de toevoeging met tekstcode 266. Datum beëindiging is datum ondertekening mutatieaanvraag.

Als de rechtzoekende het niet eens is met de beëindiging en de aangegeven redenen geven aanleiding tot vragen, dan bel je de advocaat en overleg je met hem. De uitkomst van dit gesprek kan tweeledig zijn:
of je beëindigt de toevoeging of je wijst het verzoek tot mutatie af, omdat partijen met elkaar doorgaan.

Als de rechtzoekende na het besluit tot tussentijdse beëindiging van de toevoeging alsnog de eigen bijdrage betaalt, kan de toevoeging herleven. De advocaat kan na betaling van de eigen bijdrage een verzoek tot mutatie toevoeging indienen.

Bij een reeds gedeclareerde toevoeging muteer je tevens de vaststelling en breng je de eigen bijdrage alsnog in mindering. Na afloop van de werkzaamheden kan de advocaat aanvullend declareren.

d. Intrekking van de toevoeging als blijkt dat er reeds een toevoeging voor het rechtsbelang is verstrekt

Als je er na afgifte van de toevoeging achter komt dat er voor hetzelfde rechtsbelang al een toevoeging was verstrekt, trek je de toevoeging in met een verwijzing naar de eerder afgegeven toevoeging. Je neemt hierover vooraf telefonisch contact op met de advocaat.
Het heeft voor de rechtzoekende als voordeel dat er een eigen bijdrage minder hoeft te worden betaald.

e. Beëindiging in verband met het overlijden van de rechtzoekende

Dit is niet geregeld in de Wrb. Het vloeit voort uit de definitie van rechtzoekende in  artikel 1 Wrb.

Als de rechtzoekende tijdens de procedure cq voorafgaand aan het beëindigen van de werkzaamheden overlijdt, is er geen rechtstreeks belanghebbende meer. De advocaat meldt/belt de Raad met het bericht dat de cliënt is overleden. Vervolgens beëindig je de toevoeging op datum overlijden met de volgende tekst: “Deze toevoeging wordt met ingang van x [datum overlijden invullen] beëindigd in verband met het overlijden van de rechtzoekende.”

Als de advocaat voor de erven (niet zijnde de partner) verder wil gaan met de procedure moet daar een nieuwe toevoeging op naam van één van de erven worden aangevraagd. Deze wordt op eigen inkomen en vermogen getoetst en krijgt ook opnieuw een eigen bijdrage opgelegd.

Als de advocaat voor de partner (weduwnaar/weduwe) verder wil gaan met de procedure dan trek je de eerder afgegeven toevoeging op naam van de overledene in en verstrek je een nieuwe toevoeging met terugwerkende kracht op naam van de partner. Je legt daarbij dezelfde eigen bijdrage op met de gehuwdennorm. N.B. Dit houdt in dat je de overledene als partner registreert. Je vermeldt op het besluit dat de eigen bijdrage reeds eerder is voldaan en niet opnieuw hoeft te worden voldaan.

NB. Zorg er voor dat de post gericht aan rechtzoekende of naar de advocaat wordt gestuurd, of naar de erven als deze bekend zijn.

f. Intrekking last tot toevoeging/ aanwijzing

Een ambtshalve toevoeging kan door de Raad niet zomaar worden ingetrokken. Ook niet op verzoek van rechtzoekende. Die bevoegdheid ligt bij de rechterlijke instantie die de last tot toevoeging/ last tot aanwijzing gaf.

Voor bereik en dubbelheid, zie werkinstructie Bereik - Hoofdstuk 1 Bereik algemeen.

g. Intrekking en maximum aantal toevoegingseenheden

Zie werkinstructie Algemeen Toevoegbeleid, paragraaf Maximum aantal toevoegingseenheden

Resultaatbeoordeling

Om te beoordelen of in de zaak resultaatbeoordeling van toepassing is, zie werkinstructie Resultaatbeoordeling.