Vervolgaanvraag extra uren

Benodigde stukken / informatie

• Declaratie deelbesluit incl. begroting
• duidelijke toelichting waarom nóg meer uren noodzakelijk zijn
• aanvullende urenstaat
• bij verzoek toestemming tweede advocaat in de zaak: duidelijke toelichting op noodzaak en te verrichten werkzaamheden. En een plan van aanpak van verdeling van de werkzaamheden tussen beide advocaten

Toevoegbeleid

Uitgangspunt is dat de zaak wordt afgehandeld binnen de aangevraagde en toegekende uren. In een aantal gevallen komt het voor dat een advocaat zijn werkzaamheden niet binnen de toegekende uren kan afhandelen, omdat zich nieuwe feiten of omstandigheden hebben voorgedaan in de zaak. Dat kan reden zijn om een  vervolgaanvraag extra uren in te dienen. Er zijn ook omvangrijke zaken waarbij niet beoordeeld is op de totale begroting, maar toestemming is gegeven in blokken van bijvoorbeeld 50 uur. Bij nadering van deze tijdgrens kan de advocaat een gemotiveerde vervolgaanvraag voor extra uren indienen.

1. Tijdigheid

1.1 Vervolgaanvraag te vroeg

Je toetst of de advocaat de vervolgaanvraag voor extra uren vóór het overschrijden van de tijdgrens heeft ingediend. Wanneer de aanvraagdatum van de extra uren en de ontvangstdatum bij de Raad niet gelijk zijn, moet de advocaat er voor de tijdigheid van de aanvraag rekening mee houden dat tussen de aanvraagdatum en de ontvangstdatum twee werkdagen zitten.

Als de advocaat nog geen driekwart van het aantal toegekende extra uren heeft besteed bij het indienen van de vervolgaanvraag, moet hij motiveren waarom de aanvraag zo vroeg wordt ingediend. Als de motivering te maken heeft met het verrichten van veel werkzaamheden in korte tijd, ga je verder met de beoordeling.

Bij onvoldoende motivering wijs je de aanvraag af met tekstcode 608.

1.2 Vervolgaanvraag na beëindiging van de zaak

Vraagt de advocaat extra uren aan als de zaak al is beëindigd, dan is de advocaat te laat en wijs je de aanvraag af met tekstcode 643. Deze meeruren kunnen niet voor éxtra vergoeding in aanmerking komen, alle werkzaamheden vallen onder de reeds toegekende uren.

1.3 Alle uren zijn besteed en begroot binnen het eerdere deelbesluit

Als de bestede tijd opgeteld bij de begrote tijd binnen de toegekende extra uren valt, dan wijs je het verzoek om extra uren af met tekstcode 644.

1.4 Toegekende uren overschreden en zaak is nog niet klaar

De advocaat vraagt extra uren aan ná overschrijding van de toegekende extra uren, maar vóór beëindiging van de zaak. De verrichte werkzaamheden tussen het moment van overschrijding van het aantal toegekende extra uren en de ontvangstdatum van de vervolgaanvraag, komen niet in aanmerking voor extra vergoeding. Deze werkzaamheden vallen onder het eerdere deelbesluit. Je neemt de afwijzing van deze gevraagde uren op in je eindbeslissing.

Je kunt bij hoge uitzondering bepalen dat het niet tijdig indienen van de vervolgaanvraag verschoonbaar is, als rond de overschrijding van de toegekende extra uren rechtsbijstand verleend moest worden in de zaak en de advocaat daardoor niet in de gelegenheid was om de vervolgaanvraag op tijd bij de Raad in te dienen. In een dergelijke uitzonderlijke situatie moet de advocaat de vervolgaanvraag extra uren indienen zodra de mogelijkheid zich voordoet.

2. Extra uren doelmatig besteed

Je toetst bij een vervolgaanvraag extra uren niet opnieuw of de zaak juridisch of feitelijk complex is. Dit heb je bij de eerste aanvraag voor extra uren al beoordeeld. Nu toets je alleen de noodzaak om nóg meer uren aan de zaak te besteden. Daarbij kijk je naar de verrichte werkzaamheden en de begrote werkzaamheden. Dat de Raad bij een eerste aanvraag EXU de zaak als bewerkelijk heeft beoordeeld, betekent niet dat bij een vervolgaanvraag weer extra uren worden toegekend
( ECLI:NL:RVS:2011:BQ8814).

2.1 Gewijzigde feiten of omstandigheden

In een aantal gevallen komt het voor dat een advocaat zijn werkzaamheden niet binnen de toegekende uren kan afhandelen, omdat er sprake is van gewijzigde feiten of omstandigheden in de zaak. Dat kan reden zijn om een vervolgaanvraag extra uren in te dienen.

Je toetst de motivering van de advocaat, waarom de zaak niet binnen de eerdere begroting kan worden afgehandeld.

2.2 Omvangrijke zaak

Er zijn ook omvangrijke zaken waarbij geen oordeel is gegeven over de totale begroting, maar toestemming is gegeven om extra werkzaamheden te verrichten in blokken van bijvoorbeeld 50 uur. Bij nadering van deze tijdgrens kan de advocaat een vervolgaanvraag voor extra uren indienen.

Je toetst per toegekend blok (van bijvoorbeeld 50 uur) welke werkzaamheden zijn verricht en welke werkzaamheden binnen afzienbare tijd worden verwacht. Enkel een verwijzing naar de motivering bij het eerste verzoek is onvoldoende om opnieuw toestemming te geven voor extra uren.

3. Alleen rechtsbijstand wordt vergoed

Zie paragraaf 3 van de werkinstructie Toekennen eerste aanvraag extra uren.

4. Rechtsbijstand verleend door de toegevoegde advocaat

Zie paragraaf 4 van de werkinstructie Toekennen eerste aanvraag extra uren.

5. Werkzaamheden moeten vallen onder bereik toevoeging

Zie paragraaf 5 van de werkinstructie Toekennen eerste aanvraag extra uren.

6. Vervolgbeslissing extra uren

Als je hebt geoordeeld dat de extra uren noodzakelijk zijn, dan bereken je het aantal declarabele uren van de verrichte werkzaamheden onder het eerdere deelbesluit en beoordeel je de gevraagde extra uren aan de hand van de begrote werkzaamheden. Je motiveert het aantal toegekende extra uren in de beslissing.

Per deelbesluit stel je vast of de eerder toegekende uren volledig zijn besteed. Had advocaat bij toekenning van deelbesluit A nog werkzaamheden te besteden onder het forfait (dit blijkt uit de motivering van deelbesluit A) dan houd je hier rekening mee bij het beoordelen van de urenstaat. Je stelt vast of de toegekende uren onder deelbesluit A volledig zijn besteed of niet. Zie voorbeeld, onderdeel 3.

Vervolgens beoordeel je de gevraagde extra uren, zijn deze aangevraagd bovenop de eerder toegekende extra uren (6.1) of sluit de begroting aan op de gedeclareerde extra uren (6.2)

6.1 Extra uren vervolgaanvraag bovenop toegekende extra uren

Uit de begroting blijkt dat de nieuw gevraagde extra uren bovenop de toegekende extra uren komen.

In je beslissing meld je of de eerder toegekende uren volledig zijn besteed of niet.

Zijn de toegekende extra uren nog niet volledig besteed, dan breng je het verschil niet in mindering op de nieuw toe te kennen extra uren. Zie voorbeeld, onderdelen 1 en 2.

Je geeft verder in de beschikking aan dat:

• de verrichte werkzaamheden zijn beoordeeld tot [datum laatste verrichting op urenspecificatie];
• reistijd en reiskosten worden bij de einddeclaratie vergoed;
• er bijzonderheden aan de zaak zijn (bv. tweede raadsman, verschoonbaarheid te late aanvraag, e.d.);
• [aantal] declarabele kilometers, met inbegrip van eerdere besluit(en).

Vaststelling vergoeding

Voor de vaststelling van de vergoeding, zie paragraaf 1.2 van de werkinstructie Vaststellen extra uren.

6.2 Extra uren vervolgaanvraag bovenop verrichte, gedeclareerde werkzaamheden

Uit de begroting blijkt dat de nieuw gevraagde extra uren bovenop de reeds bestede extra uren komen.

In je beslissing meld je of de eerder toegekende uren volledig zijn besteed of niet.

Zijn de toegekende extra uren nog niet volledig besteed, dan breng je het verschil in mindering op de nieuw toe te kennen extra uren. Zie voorbeeld, onderdelen 1 en 2.

Voor de verdere motivering van je beslissing zie voorgaande paragraaf.

Vaststelling vergoeding

Voor de vaststelling van de vergoeding, zie paragraaf 1.2 van de werkinstructie Vaststellen extra uren.

Achtergrondinformatie

Jurisprudentieoverzicht extra uren

gebruikersinstructie vervolgaanvraag extra uren

Zie werkinstructie eerste aanvraag extra uren.