Handleiding Mijn RvR

Systeemvereisten

Uit veiligheidsoverwegingen is Mijn RvR niet toegankelijk met verouderde browsers en besturingssystemen. Ondervindt u problemen met inloggen of treedt er een verstoring op? Raadpleeg dan de veel gestelde vragen over browserinstellingen. Vaak blijkt een storing veroorzaakt door een individuele instelling van een computer. Probeer daarom Mijn RvR mogelijk ook op een andere computer om het probleem helder te krijgen.

Beschikbaarheid Mijn RvR

Mijn RvR is voor het verzenden en raadplegen van aanvragen niet beschikbaar van maandag t/m zaterdag vanaf 00:00 uur tot 06:00 uur en zondag vanaf 22:00 uur tot 06:00 uur. Het is wel mogelijk om het piketrooster (24 uur per dag beschikbaar) te raadplegen en concepten te maken en op te slaan.

Automatisch uitgelogd

Wanneer u gedurende 20 minuten geen handelingen in Mijn RvR verricht, wordt u uit veiligheidsoverwegingen automatisch uitgelogd. Eventueel werk waar u mee bezig was, wordt niet automatisch opgeslagen. Mocht u dus tijdens het gebruik van Mijn RvR onderbroken worden, sla dan eerst uw werk op als concept.

Wachtwoord vergeten

U kunt een nieuw wachtwoord aanvragen door uw gebruikersnaam (A-nummer) in te voeren en vervolgens te klikken op de link bij Wachtwoord vergeten. U ontvangt dan van ons een e-mail met een nieuw wachtwoord op het e-mailadres dat bij ons bekend is.

Zie voor meer informatie ook de veelgestelde vragen over aanmelden en inloggen op de website. Krijgt u geen toegang tot Mijn RvR? Neem dan contact op met Register Wrb via het algemene nummer van de Raad: 088-787 1000 of via [email protected].

1. Handige links

Met deze links kunt u vanuit Mijn RvR direct iets opzoeken op de Kenniswijzer, deze handleiding lezen of de meestgestelde vragen raadplegen. Voor uw gemak, openen deze links in een nieuw tabblad. Zo kunt u tegelijkertijd uw administratie doen en informatie zoeken.

2. Menukeuzes

Aan de linkerzijde van het scherm vindt u het menu met keuzes als Aanvraag toevoeging, Verzoek om gegevens en Zoek webdossier.

Niet iedere gebruiker heeft dezelfde mogelijkheden. Zo ziet iemand die als assistent inlogt, geen optie ‘Autorisaties’.

Hier ziet u de aanvragen met de status van de gekozen menuoptie (Concepten, In behandeling, Eindbesluiten, etc.). De aanvragen kunt u inzien door op het vergrootglas te klikken. Onder Eindbesluiten is het ook mogelijk om een dossier van het scherm te verwijderen. Na 6 weken (afloop bezwaartermijn) wordt dit dossier automatisch verwijderd. Dit dossier blijft dan uiteraard wel beschikbaar via Zoek Webdossier.

3. Startpagina

Hier ziet u een overzicht van alle zaken die door u als concept zijn opgeslagen. Deze aanvragen zijn nog niet verstuurd naar de Raad. Klik op het vergrootglas om naar het concept te gaan en het eventueel verder af te maken of klik op het kruisje om het concept te verwijderen.

4. Actieve advocaat

Hier ziet u voor welke advocaat u de administratie aan het doen bent. Hier staat standaard de naam van de ingelogde advocaat. Indien u geautoriseerd bent om voor meerdere advocaten de administratie te doen, kunt u deze hier selecteren. In het hoofdstuk Autoriseren en Waarnemen leest u hier meer over.

1. Documenten historie

Afhankelijk van het dossier staan er een of twee vensters met documenten (toevoegen en declareren). Hierin ziet u de documenten in het dossier. Dit zijn aanvragen, beschikkingen, mutatieverzoeken, verzoeken om gegevens en aanvullingen. Wilt u een dossier aanvullen? Dat kan zolang de Raad nog geen besluit op uw aanvraag heeft genomen. Dan kiest u de knop Aanvullen.

2. Muteren

Wanneer er een besluit genomen is waarin u een wijziging wilt verzoeken, kiest u de knop Muteren. Deze is enkel beschikbaar wanneer er een besluit genomen is. Dit geldt evenzo voor de knop Muteren onder Historie declareren.

3. Declareren

Deze knop is beschikbaar wanneer de toevoeging is afgegeven. Hiermee komt u direct bij het declaratieformulier.

4. Terug naar zoekresultaten

Indien u terug wilt keren naar de zoekresultaten, kiest u deze knop.

Indienen van een aanvraag toevoeging

Om een toevoeging aan te vragen klikt u op Aanvraag Toevoeging in het linker menu. Kies vervolgens in het uitklapmenu voor wat voor soort zaak u een aanvraag wilt indienen. Per tabblad voert u de gegevens in. Verplichte velden zijn gemarkeerd met een asterisk *. Meer informatie is bij veel velden beschikbaar door met de cursor op de te gaan staan.

Aanvraag tijdelijk opslaan

Wilt u stoppen met invullen om er later mee verder te gaan? Klik dan op ‘Opslaan als concept’. Let wel: u sluit daarmee de aanvraag af. Dit werkt niet zoals bijvoorbeeld in een tekstverwerkingsprogramma waarmee u tussentijds op kunt slaan en meteen door kunt werken.

Bijlagen toevoegen

Geef aan dat u bijlagen wilt versturen door onderaan in het laatste tabblad op Bijvoegen te klikken. Vervolgens kunt u de bijlagen selecteren, een toelichting geven en uploaden. U kunt maximaal 10Mb aan bijlagen toevoegen.

Wilt u meerdere bijlagen toevoegen? Herhaal dan deze stappen. U kunt alleen bijlagen in het bestandsformaat pdf uploaden. Het bestand mag niet met een wachtwoord beveiligd zijn.

Versturen van de aanvraag

Wanneer u alle gegevens heeft ingevuld, kan de aanvraag verstuurd worden. Geef aan dat u akkoord gaat met deze verklaring en klik op ‘Versturen’, links onderin. Het systeem controleert nu of u alle gegevens heeft ingevoerd die voor een goede verwerking door de Raad nodig zijn. Ontbreken er nog gegevens? Dan is dat te zien aan tabbladen met rode markering. Binnen dat tabblad moet u dan nog iets aanvullen.

Als alle gegevens aanwezig zijn, kunt u het pdf-bestand waarop alle ingediende gegevens staan laten tonen. Zo kunt u uw aanvraag een laatste keer controleren. Is het akkoord, vink aan dat u akkoord gaat en klik op ‘Akkoord’.

Indienen van een declaratie

Kies in het menu op ‘Zoek webdossier’ en zoek het dossier waarvan u de declaratie wilt indienen. Klik vervolgens op de knop Declareren. Is deze knop niet beschikbaar? Dan staat de reden erboven in rood vermeld.

Per tabblad kunt u nu de gegevens voor de declaratie invullen en eventueel een bijlage bijvoegen. Verplichte velden zijn gemarkeerd met een asterisk *. Meer informatie is bij sommige velden beschikbaar door met de muis op de te gaan staan.

Indienen van een verzoek om mutatie

Kies op de startpagina van Mijn RvR voor ‘Zoek webdossier’. Vul vervolgens het kenmerk in dat ook op het besluit staat en klik op ‘Zoeken’. Klik daarna op het webdossier in de zoekresultaten en kies voor Muteren. Voor het muteren van een toevoeging kan de knop Muteren worden gebruikt, die onder het vak Historie toevoegen wordt weergegeven. Het vak Historie declareren kent eenzelfde knop voor het muteren van een vergoeding.

Indienen van een verzoek om extra uren

Een aanvraag extra uren kunt u op twee manieren indienen:

• Via 'Zoek webdossier', als u nog geen aanvraag forfaitaire vergoeding heeft ingediend. U krijgt een link 'Aanvraag extra uren' te zien als u (in het formulier aanvraag vergoeding) de vraag: 'Wordt met deze declaratie een verzoek ingediend voor méér uren?' met ja heeft beantwoord. De bovengenoemde link wordt zichtbaar na het versturen van de aanvraag vergoeding.
• Indien u al wel een aanvraag forfaitaire vergoeding heeft ingediend, vraagt u de extra uren aan via de link 'Aanvraag extra uren' in het formulierenoverzicht.

Een ingediende aanvraag zelf aanvullen

Wilt u een ingediende aanvraag zelf nog aanvullen omdat u bijvoorbeeld extra informatie heeft gekregen? Dat kan zolang de Raad er nog geen besluit op heeft genomen. Wel moet de aanvraag zijn geregistreerd in het systeem van de Raad. Dit kunt u zelf controleren: een geregistreerde aanvraag staat in het deelscherm ‘In behandeling’ van Mijn RvR. Daar vindt u het kenmerk waaronder de zaak in behandeling is.

Om de aanvraag aan te vullen zoekt u de aanvraag op via ‘Zoek webdossier’. Kies daarna voor ‘Historie Toevoegen’ of ‘Historie Declareren’ en dan ‘Aanvullen’. Nu opent zich een formulier waarmee u de aanvraag kunt aanvullen. Eventueel kunt u bijlagen toevoegen. Klik vervolgens op ‘Versturen’.

Hoe werkt administratief waarnemen binnen Mijn RvR?

Nadat u bent ingelogd op Mijn RvR, ziet u midden in het scherm het veld ‘Betreffende’ met daarachter een keuzemenu. Hier kunt u aangeven voor wie u de administratie wilt doen.

Staat uw naam als enige in het drop down-menu, dan hebben collega-advocaten u nog niet geautoriseerd voor waarneming. Bent u assistent, dan staan in het drop down-menu de advocaten die u geautoriseerd hebben om hun administratie waar te nemen.

Overzicht van mogelijke en actieve autorisaties

U kunt op elk moment een overzicht krijgen van de actieve autorisaties en van de personen die u mogelijk kunt autoriseren binnen uw kantoor. Klik hiervoor op het ‘Autorisatie’ in het linker menu van Mijn RvR. Vervolgens kunt u kiezen voor twee tabbladen;

• Rechtsbijstandverleners: Hier ziet u een overzicht van alle advocaten binnen uw kantoor die deelnemen aan het stelsel van gesubsidieerde rechtsbijstand.
• Assistenten: Dit is het overzicht van alle geregistreerde assistenten binnen uw kantoor. Vanuit dit overzicht kunt u extra assistenten aanmelden, deze assistenten autoriseren, de autorisatie beëindigen of de assistent verwijderen uit Mijn RvR.

Personen met een groen vinkje achter de naam (toekennen autorisatie) zijn nog niet geautoriseerd. Personen met een rood kruisje achter de naam (verwijderen autorisatie) zijn al geautoriseerd.

Verwijderen van een assistent uit Mijn RvR

Naast het beheren van de rechten van een assistent kan ook een assistent verwijderd worden uit Mijn RvR. Ga naar ‘Autorisaties’ vanaf de startpagina van Mijn RvR en vervolgens naar het tabblad ‘Assistenten’. Klik vervolgens op de prullenbak (Verwijderen assistent inclusief autorisaties).

Het verwijderen van de assistent heeft tot gevolg dat deze niet meer aanwezig is in Mijn RvR. Door het verwijderen van een assistent verwijdert u ook alle eventueel aanwezige autorisaties van collega’s. Mijn RvR geeft daarom eerst een overzicht voor wie deze assistent geautoriseerd is, zodat u het juiste besluit kunt nemen.

Een schermprint maakt u zo

Met Windows

Gebruik de toets PrtScr. Een “afdruk” van uw scherm is nu gekopieerd naar het klembord. U kunt deze invoegen in een e-mail door Ctrl+V te gebruiken.

Met Apple

Gebruik de toetsencombinatie Command ⌘ + Shift + 3. Apple maakt nu een afbeelding op uw bureaublad genaamd ‘Picture _’ Dit is de schermafdruk. Deze kunt u vervolgens invoegen in een e-mail naar de helpdeskmedewerker.