Algemene voorwaarden High Trust één-op-één

High Trust is de wijze waarop de Raad de administratieve samenwerking met rechtsbijstandverleners¹ en mediators vorm geeft binnen de uitvoering van de Wrb.

Uitgangspunten zijn transparantie, vertrouwen en begrip.

Voor de samenwerking betekent dit:

• samen verantwoordelijk
• ruimte voor vertrouwen
• versterken van de relatie
• vrijwillige naleving
• ondersteuning & transparantie
• samen makkelijker.

A) Samen verantwoordelijk
Iedereen weet dat bepaalde regels nodig zijn in een samenleving. Met de juiste ondersteuning zijn beide partijen gezamenlijk verantwoordelijk voor de naleving van de Wet op de rechtsbijstand. We helpen elkaar samen die verantwoordelijkheid waar te maken en spreken elkaar hierop aan. Dit versterkt de rechtmatigheid.

1. Partijen en samenwerking

Wie zijn partij?

• het bestuur van de Raad voor Rechtsbijstand, hierna de Raad;
• het kantoor en de aan dit kantoor verbonden rechtsbijstandverleners en mediators die ingeschreven staan bij de Raad voor Rechtsbijstand, hierna het kantoor en de rechtsbijstandverlener/mediator.

Samenwerking

Deze algemene voorwaarden regelen een samenwerking op basis van High Trust. High Trust is de vorm van administratieve samenwerking tussen Raad en rechtsbijstandverleners. Uitgangspunten zijn transparantie, vertrouwen en begrip.

Professionaliteit, integriteit en zorgvuldigheid

Partijen kunnen vertrouwen op elkaars professionaliteit, integriteit en zorgvuldigheid. Beide staan in voor een goede eigen kantoororganisatie en -administratie.

Informeren over wijzigingen

Bij (aanstaande) wijzigingen in de structuur, samenstelling, organisatie en continuïteit van het kantoor informeert het kantoor de Raad tijdig. Het kantoor instrueert nieuwe rechtsbijstandverleners/mediators binnen het kantoor over de High Trust-werkwijze.

Bij een faillissement van het kantoor overlegt de Raad met het kantoor, de curator en waar nodig of wenselijk ook met de individuele rechtsbijstandverlener/mediator. Daarbij zal onder andere worden onderzocht of en onder welke condities een nieuwe samenwerking kan worden aangegaan.

Als een rechtsbijstandverlener/mediator het kantoor verlaat, vindt eventuele verrekening van toevoegingen/vastgestelde vergoedingen met hem persoonlijk plaats. Persoonlijke verrekening vindt ook plaats als het deelnemende kantoor ophoudt te bestaan.

2. Controle op basis van één-op-één

Binnen High Trust vindt controle plaats op basis van één-op-één. Alle rechtsbijstandverleners/mediators van het kantoor zijn gebonden aan deze wijze van controle.

Als een toevoeging is aangevraagd vóór de datum waarop de High Trust-samenwerking is gestart, toetst de Raad uitsluitend de vaststelling van de vergoeding.

In de bijlage bij deze algemene voorwaarden zijn bepalingen opgenomen over de uitvoering van de één-op-één-control

B) Ruimte voor vertrouwen
Vertrouwen is de basis van High Trust. Vertrouwen durf je en deze werkwijze wil je samen creëren. Vanuit duidelijke verwachtingen en openheid verkleinen we de wederzijdse risico’s. We bouwen het vertrouwen, op de afspraken die we samen maken.

C) Versterken van de relatie
Versterken is een werkwoord: aan een relatie blijf je werken. Beide partijen zetten zich hiervoor in. Door te luisteren en begrip te tonen voor ieders werkelijkheid. Punten van ander inzicht maken we bespreekbaar.

3. Versterken en verbeteren

De High Trust-werkwijze is voor zowel het kantoor als de Raad een blijvend leerproces en partijen willen samenwerken aan voortdurende versterking van de relatie.

In de uitvoering kunnen niettemin fouten ontstaan. De Raad maakt daarbij uitdrukkelijk onderscheid tussen een foutje, een fout of een opzettelijke fout. Waar dat wenselijk en/of noodzakelijk wordt geacht, wordt een verbetertraject afgesproken. Het verbetertraject is altijd gericht op behoud van of herstel van de High Trust-samenwerking. Controle op basis van steekproef geldt als norm.

4. Gezamenlijk beëindigen High Trust-samenwerking

Als een afgesproken verbetertraject niet het beoogde resultaat oplevert, kan besloten worden de samenwerking op basis van High Trust te beëindigen. Het kantoor en de Raad bespreken samen de beëindiging. Omzetting naar de variant één-op-één-controle is in beginsel niet mogelijk. In specifieke gevallen blijft maatwerk echter wel mogelijk.

5. Eenzijdige beëindiging High Trust-samenwerking

Mocht de High Trust-samenwerking zodanig verstoord zijn dat de Raad geen mogelijkheden ziet voor voortzetting, dan kan de Raad een beëindiging van de High Trust-samenwerking voorbereiden. Het ‘Maatregelbeleid’ van de Raad geldt hierbij als richtinggevend.

De Raad informeert in dat geval het kantoor en de (secretaris van) de Commissie Toetsing Inschrijvingsvoorwaarden over de (voorgenomen) beëindiging. De secretaris bevestigt het voornemen en stelt het kantoor in de gelegenheid binnen vier weken zijn zienswijze kenbaar te maken. De commissie adviseert het bestuur van de Raad over de voorgenomen beëindiging. Als het bestuur besluit tot beëindiging van de samenwerking, is het mogelijk hiertegen bezwaar te maken. De Raad kan op verzoek van het kantoor instemmen met een rechtstreeks beroep bij de administratieve rechter.

De procedure bij de commissie is geregeld in het ‘Reglement Adviescommissie Inschrijvingsvoorwaarden’.

Als de High Trust-samenwerking is beëindigd, dan zal deze minimaal een jaar niet kunnen herleven. Daarna kan in overleg met het kantoor worden beoordeeld of terugkeer in de High Trust tot de mogelijkheden behoort en onder welke voorwaarden dit kan gebeuren. Is de High Trust-samenwerking bijvoorbeeld beëindigd omdat vergaand non compliant gedrag is vertoond – er zijn bijvoorbeeld toevoegingen aangevraagd terwijl dit volgens het beleid van de Raad niet mogelijk is – dan worden afspraken over compliant gedrag in de toekomst vastgelegd alvorens de High Trust-samenwerking opnieuw wordt aangegaan.

D) Vrijwillige naleving
Vanuit verantwoordelijkheid vindt naleving van de regels plaats. Het versterkt de rechtmatigheid en geeft rechtsbijstandverleners/mediators meer regie in handen. Iedereen doet zijn best om de regels na te leven. Bij twijfel zoek je contact.

6. Aanvragen indienen

De rechtsbijstandverlener/mediator maakt waar mogelijk gebruik van Mijn RvR. De Raad zorgt voor een optimale bereikbaarheid en toegankelijkheid van Mijn RvR. Aanvragen voldoen aan wet- en regelgeving, zijn compleet en bevatten geen inhoudelijke fouten. Partijen zetten zich in om de administratieve lasten zo veel mogelijk te beperken.

Voor een snelle en goede verwerking van aanvragen is het van belang dat de Raad over de volgende gegevens beschikt: juiste personalia, naam, adres, gemeente van inschrijving en het Burgerservicenummer of vreemdelingennummer. De Raad beslist dan binnen 7 werkdagen.

7. Toevoegwaardigheid

De rechtsbijstandverlener/mediator beoordeelt zelf de toevoegwaardigheid van een zaak en zorgt voor een correcte declaratie. De Raad controleert beide achteraf. Voor rechtsgebieden waar aanvullende specialisatie-eisen gelden, vraagt een rechtsbijstandverlener/mediator alleen een toevoeging aan als hij voor de specialisatie bij de Raad ingeschreven staat.

Bij de beoordeling van de toevoegwaardigheid van een zaak, maakt de rechtsbijstandverlener/mediator gebruik van Kenniswijzer. Bij twijfel kan hij voor verdere informatie contact opnemen met de helpdesk.

Als een rechtsbijstandverlener/mediator bij een aanvraag, ook na contact met de helpdesk, het principieel oneens blijft met het beleid met betrekking tot toevoegen en vaststellen, neemt hij contact op met de helpdesk. In overleg kunnen partijen afspreken de kwestie aan een derde (bijvoorbeeld de bezwaarcommissie) voor te leggen. Het is ook mogelijk af te spreken een beslissing op de aanvraag vooraf te krijgen. De Raad motiveert hierin duidelijk het beleid.

Blijkt tijdens de één-op-één-controle een zaak niet toevoegwaardig en heeft de rechtsbijstandverlener/mediator geen (telefonische) toezegging van de Raad over de toevoegwaardigheid, dan wordt de vergoeding op nihil gesteld. De toevoeging zelf blijft in stand. Het is te allen tijde uitgesloten de declaratie bij cliënt in rekening te brengen. Dit is in strijd met de Wet op de rechtsbijstand, de inschrijvingsvoorwaarden van de Raad voor rechtsbijstand en de gedragsregels van de Nederlandse Orde van Advocaten en de Mediatorsfederatie Nederland.

E) Ondersteuning & transparantie
De Raad voor Rechtsbijstand biedt rechtsbijstandverleners/mediators de juiste ondersteuning: met een goed aanvraagsysteem, door actief kennis over te brengen en transparant te zijn bij/over beslissingen en over de organisatie. De wederzijdse openheid maakt een vrijwillige naleving van de regels mogelijk.

8. Ondersteuning

De High Trust-samenwerking is gericht op vrijwillige naleving van uitvoeringsregels (compliance). De Raad stimuleert dit en ondersteunt deze samenwerking met de inzet van compliance-instrumenten:

• Kenniswijzer met interne werkinstructies, wet- en regelgeving en jurisprudentie;
• scholingsbijeenkomsten;
• helpdesk Wrb 088 787 1000 (dagelijks tijdens kantooruren bereikbaar);
• waar nodig ondersteuning op maat.

F) Samen makkelijker
De samenwerking op basis van High Trust resulteert in een duurzame manier van werken. Partijen ervaren weinig administratieve hindernissen en geen onnodige obstakels. Alle elementen samen zorgen voor een prettige samenwerking.

9. Snelle afhandeling

De Raad en het kantoor staan in voor een goede administratie, waarbij zij elkaar niet nodeloos belasten.

Vaststelling en wijziging algemene voorwaarden

Het bestuur van de Raad voor Rechtsbijstand heeft deze algemene voorwaarden vastgesteld in februari 2021.

Het bestuur van de Raad kan deze algemene voorwaarden wijzigen. Aan een wijziging van de algemene voorwaarden gaat altijd een consultatie bij de Nederlandse Orde van Advocaten en de Mediatorsfederatie Nederland vooraf. Een wijziging kondigt de Raad vooraf altijd aan met een toelichting.

Als wijziging van deze algemene voorwaarden de voortzetting van de samenwerking in de weg staat, dan laat het kantoor dat de Raad tijdig weten. Het kantoor en de Raad bespreken samen de mogelijkheden.

Bijlage | Uitvoering van de één-op-één-controle achteraf

Algemeen

Alle aanvragen voor toevoegingen en vergoedingen vallen onder de één-op-één-controle achteraf, met uitzondering van piketdeclaraties en uiterst bewerkelijke zaken.

Als een toevoeging is aangevraagd vóór de datum waarop de High Trust-samenwerking is gestart, toetst de Raad uitsluitend de vaststelling van de vergoeding.

Uitvoeren van de controle

1. Bij de declaratie worden de gebruikelijke stukken verstrekt die voor beoordeling van de declaratie en de toevoegingsaanvraag nodig zijn. Als deze stukken voor de inhoudelijke beoordeling van de toevoegwaardigheid van de zaak achteraf niet voldoende duidelijkheid geven, dan wordt de vergoeding vastgesteld op basis van aanwezige informatie.
2. De rechtsbijstandverlener/mediator meldt, als blijkt dat er in een toegevoegde zaak een financieel resultaat voor de cliënt is behaald, dit onder opgave van het bedrag aan de Raad.

   Bespreking bevindingen

3. De Raad bespreekt waar nodig of gewenst met het kantoor de bevindingen, waaronder de werkwijze van het kantoor, bijvoorbeeld het gebruik van de helpdesk en de wijze van indienen aanvragen. Doel van het gesprek is met elkaar vast te stellen of het aanvraagproces bij het kantoor op volgens de daarvoor geldende regels en instructies verloopt en op orde is. Werkafspraken voor de toekomst worden zo nodig schriftelijk bevestigd.
4. Als tijdens de controle blijkt dat toevoegingsaanvragen foutief zijn ingediend, bespreken de Raad en het kantoor dat vanuit een open houding met elkaar. Bij materiële fouten onderzoeken we waar en waardoor deze fouten zijn ontstaan. Het kantoor en de Raad hebben ieder de verantwoordelijkheid om eigen werkprocessen waarin fouten zijn ontstaan, te verbeteren.