Werken via een mediationplatform
De Mediatorsfederatie Nederland (MfN) en de Raad voor Rechtsbijstand (de Raad) zien dat steeds meer mediators de weg naar de cliënt vinden via mediationplatforms. Deze platforms zijn vaak goed vindbaar via internet, zowel voor de cliënt als voor de mediator. En er zijn zeker voordelen voor de mediator te benoemen. Platforms kunnen mediators ontzorgen, bijvoorbeeld door administratieve werkzaamheden uit handen te nemen.
Aandachtspunten
Als u als mediator via een platform werkt of gaat werken zijn er wel zaken die u in de gaten moet houden. Een belangrijk uitgangspunt is namelijk dat de mediator verantwoordelijk is voor het gehele mediationproces en het verloop ervan bewaakt. Zie artikel 8 Gedragsregels voor de MfN-registermediator (hierna: ‘Gedragsregels MfN’). Ook als u uw cliënt op basis van gesubsidieerde rechtsbijstand bijstaat, bent u verantwoordelijk voor alle werkzaamheden die op basis van een toevoeging worden vergoed.
Ondersteunende werkzaamheden
Uit artikel 6 van het MfN-Mediationreglement (hierna: ‘Reglement MfN’) volgt dat de mediator zich secretarieel mag laten bijstaan. Ook de inschrijvingsvoorwaarden van de Raad geven u deze ruimte. Deze werkzaamheden moeten wel van ondersteunende aard blijven. In de woorden van artikel 2 onder h Inschrijvingsvoorwaarden Mediators 2021 van de Raad (hierna: ‘Inschrijvingsvoorwaarden RvR’): “De mediator laat medewerkers van het kantoor die geen MfN-registermediator zijn, in toegevoegde zaken geen andere dan ondersteunende werkzaamheden, zijnde geen mediation, verrichten.”
De ondersteunende of secretariële werkzaamheden betreffen de niet-sterk inhoudelijke zaken, zoals het klaarleggen van documenten en het inplannen van afspraken. Kortom, werkzaamheden die het mediationproces niet inhoudelijk raken. Ook als medewerkers van een mediationplatform u werkzaamheden uit handen nemen, mogen dat geen andere dan ondersteunende werkzaamheden zijn. U bent de mediator, de inhoudelijk deskundige. U heeft de (inhoudelijke) contacten met de cliënten en u stelt het convenant op.
Zie voor een nadere omschrijving van werkzaamheden die door de mediator moeten worden verricht ook artikel 4.1 Reglement MfN en artikel 6 van de Inschrijvingsvoorwaarden RvR.
Onafhankelijkheid
“De mediator stelt zich onafhankelijk op en heeft geen belang dat zijn onafhankelijkheid zou kunnen aantasten. De mediator dient zicht ook bewust te zijn van de mogelijke schijn van afhankelijkheid en daarnaar te handelen” (artikel 4 Gedragsregels MfN). In de Inschrijvingsvoorwaarden van de Raad wordt de onafhankelijkheid ook expliciet onderstreept, in die zin dat het: “de ingeschreven mediator niet geoorloofd (is) om een beloning of provisie toe te kennen of te ontvangen voor het aanbrengen van opdrachten” (artikel 2 onder j Inschrijvingsvoorwaarden RvR).
Urenspecificatie
“Het is de verantwoordelijkheid van de mediator om te zorgen voor een duidelijke en inzichtelijke declaratie” (artikel 9 Gedragsregels MfN). Ook in zaken waarin u bent toegevoegd, voert u een deugdelijke en transparante tijdregistratie (artikel 3 Inschrijvingsvoorwaarden RvR). Daarin wordt de aan mediation bestede tijd op juiste en verantwoorde wijze bijgehouden op datum en verrichting met een korte aanduiding met wie is gesproken of gecorrespondeerd. Als u gebruik maakt van vaste tijdseenheden, mogen deze niet groter zijn dan zes minuten.
Hoewel de Raad u niet vraagt om de urenspecificatie met de declaratie mee te zenden, moet u er wel voor zorgen dat uw urenspecificaties zijn opgemaakt en zich in het dossier bevinden.
Administratieve werkzaamheden, zoals het aanleggen en bijhouden van het dossier en contacten met de Raad, zijn niet apart declarabel. Voor deze werkzaamheden ontvangt u voor elke toevoeging een vaste kostenvergoeding (in 2021: € 20,42).
Pakketprijzen
Mediationplatforms kunnen met pakketprijzen werken. Waarvoor u aandacht moet houden is, dat in de Inschrijvingsvoorwaarden RvR ook is voorgeschreven wat u in rekening mag brengen bij:
- een betalende cliënt, zijnde de wederpartij van de toegevoegde cliënt;
- een door het gerecht of het Juridisch Loket doorverwezen betalende cliënt.
Ook bij een pakketprijs moet het de cliënt van tevoren duidelijk zijn welke werkzaamheden er wel of niet onder vallen. Bijvoorbeeld: valt in een echtscheidingsprocedure ook het indienen van het convenant door een advocaat onder de vaste prijs.
Pakketprijzen betalende cliënt
Mediationplatforms kunnen met pakketprijzen werken. Heeft u een
- een betalende cliënt, zijnde de wederpartij van de toegevoegde cliënt; of
- een door het gerecht of het Juridisch Loket doorverwezen betalende cliënt
dan gelden hiervoor ook de Inschrijvingsvoorwaarden RvR. Hierin is voorgeschreven wat u in rekening mag brengen bij deze cliënten.
Ook bij een pakketprijs moet het de cliënt van tevoren duidelijk zijn welke werkzaamheden er wel of niet onder vallen. Bijvoorbeeld: valt in een echtscheidingsprocedure ook het indienen van het convenant door een advocaat onder de vaste prijs.
Pakketprijs te hoog
Een pakketprijs mag niet hoger zijn dan u op grond van de Inschrijvingsvoorwaarden RvR aan betalende partijen in rekening mag brengen (zie verder artikel 6 Inschrijvingsvoorwaarden RvR).
Betalende partijen op eigen acquisitie
Heeft u beide partijen op eigen acquisitie verworven als cliënt en staat u deze betalend bij? Dan geldt hetgeen hierboven staat met betrekking tot betalende partijen uiteraard niet.
Pakketprijs lager dan toevoegvergoeding
Een toegevoegde partij is slechts de eigen bijdrage verschuldigd. Hiervoor gelden de regels van de gesubsidieerde rechtsbijstand.
Als sprake is van een financieel resultaat dat hoger is dan 50% van het drempelbedrag (resultaatbeoordeling), dan kan dat tot gevolg hebben dat de toevoeging wordt ingetrokken. De reeds aan u uitbetaalde vergoeding vordert de Raad terug van de toegevoegde partij.
Als u met uw cliënt een lagere pakketprijs bent overeengekomen dan de vergoeding die u als mediator ontvangt, moet uw cliënt aan de Raad een hoger bedrag terugbetalen, dan u als pakketprijs heeft afgesproken.
Ditzelfde geldt voor de wettelijke hercontrole van het inkomen.
Overige kosten
U mag de huur van de ruimte waar de mediation plaatsvindt niet doorberekenen aan partijen (zie artikel 5 sub d Inschrijvingsvoorwaarden RvR, artikel 38 Wet op de rechtsbijstand en artikel 4 Besluit vergoedingen rechtsbijstand 2000).
Platforms, samenwerkingsverbanden en High Trust
Bent u aangesloten bij een platform dat werkt op basis van High Trust? Laat u dan goed voorlichten over deze werkwijze van aanvragen van toevoegingen en vergoedingen.
Dit om te voorkomen dat u achteraf geconfronteerd wordt met het feit dat u geen vergoeding krijgt voor uw werkzaamheden.
Lees meer informatie over High Trust.
Regelgeving
Vragen?
Heeft u nog vragen over dit onderwerp? Stuur uw vraag naar [email protected]. Voor vragen over High Trust kunt u contact opnemen met een relatiemanager van de Raad.