Digitalisering en automatisering piketdeclaraties

Samenwerking gebaseerd op High Trust steekproef

Voor advocaten die deelnemen aan de High Trust steekproef werkwijze betekent het dat de verschillende piketdeclaratieformulieren (‘verklaring optreden strafpiket’ en ‘verklaring optreden piket’ voor de verschillende rechtsgebieden), de stempelformulieren via rvr.org afgedrukt kunnen worden en vervolgens op de gebruikelijke wijze kunnen worden ingevuld.

De ondertekening en afstempeling van de verrichtingen door de functionarissen kunnen achterwege worden gelaten bij de indiening via Mijn RvR. Bij de steekproefcontrole moeten deze ondertekende en afgestempelde formulieren wel in het dossier zitten, tenzij er andere bewijsstukken geleverd worden waaruit blijkt dat het piket heeft plaatsgevonden. Dit zijn bijvoorbeeld proces-verbalen en beschikkingen van het kabinet R-c in geval van strafpiket en de beschikking van de burgemeester bij psychiatrische patiëntenpiket en huisverbod.

Vervolgens kunt u het formulier uploaden in Mijn RvR. De stukken die geüpload worden moeten horen bij het declaratieformulier. De status is daarna, net als bij de toevoegingen, via Mijn RvR te volgen. Bij de ‘verklaring optreden piket’ geldt in geval van psychiatrisch patiëntenpiket en huisverbod, net als nu, dat de beschikking van de burgemeester geüpload moet worden bij de declaratie.

Samenwerking niet gebaseerd op High Trust steekproef

Voor advocaten die niet deelnemen aan de High Trust steekproef (dit zijn de kantoren met een convenant op basis van de werkwijze High Trust 1-op-1 of de kantoren die deelnemen aan het klassieke proces) geldt de volgende werkwijze.

De verschillende piketdeclaratieformulieren (‘verklaring optreden strafpiket’ en ‘verklaring optreden piket’ voor de verschillende rechtsgebieden) oftewel de stempelformulieren kunnen via rvr.org afgedrukt worden en vervolgens op de gebruikelijke wijze worden ingevuld, ondertekend en afgestempeld door bevoegde functionarissen op het politiebureau of bij het kabinet R-c. Daarna kunt u het piketdeclaratieformulier via Mijn RvR invullen en het stempelformulier als bijlage uploaden. De stukken die geüpload worden moeten horen bij het declaratieformulier. De status is daarna, net als bij de toevoegingen, via Mijn RvR te volgen.

Bij de ‘verklaring optreden piket’ geldt in geval van psychiatrisch patiëntenpiket en huisverbod, net als nu, dat de beschikking van de burgemeester geüpload moet worden bij de declaratie.

Aandachtspunten

Twee aandachtspunten zijn in het bijzonder van belang (deze gelden voor beide samenwerkingsvormen):

1. Anders dan bij de huidige formulieren moet u een nummer invullen op het formulier. Dit is het zogenaamde meldingsverzoeknummer dat in de onderwerpregel van de e-mail staat, bij de aankondiging van de eerste melding (meestal een melding consultatiebijstand bij straf en de enige melding bij BOPZ, vreemdelingen en huisverbod).
2. Dit meldingsnummer geldt voor de gehele declaratie (alle piketverrichtingen die voor die rechtzoekende zijn verricht). Dat betekent dat de declaratie in één keer verstuurd moet worden, met daarop alle verrichtingen die zijn gedaan voor die betreffende verdachte/rechtzoekende.

Vervolgverhoren jeugdstraf

Voor jeugdigen kunnen meerdere vervolgverhoren gedeclareerd worden, mits het gaat om misdrijven waarbij de vergoeding voor het verhoor 1,5 punt bedraagt. Op dit moment wordt nog uitgezocht welke (digitale) werkwijze hier het best bij past. Mogelijk gebeurt dit, vergelijkbaar met de huidige werkwijze, door het invullen van een nieuwe declaratie, waarbij dan wel hetzelfde meldingsnummer ingevuld wordt als op de (eerdere) declaratie van het eerste verhoor en de overige verrichtingen. Meer informatie hierover volgt in een tweede nieuwsbriefspecial over dit onderwerp.

Mutaties

Als er bijvoorbeeld kilometers aangepast moeten worden, of een declaratie niet volledig is ingevuld, wordt er een mutatie (via Mijn RvR) op de vastgestelde declaratie gedaan. Andere wijzigingen kunt u ook via een mutatieformulier indienen. Op het mutatieformulier moet ook altijd het meldingsnummer van de eerste melding voor de betreffende rechtzoekende ingevuld worden.

Samengevat:

• Het meldingsnummer (dat staat in de onderwerpregel van de aankondigingsmail, dat nu nog bestaat uit 4 cijfers, maar binnenkort 6 cijfers bevat) van de eerste melding wordt ingevuld op de declaratie en is vervolgens leidend voor declaratie van alle verrichtingen voor die betreffende cliënt, inclusief mutaties en wijzigingen.
• Alle verrichtingen voor die betreffende cliënt moeten via één declaratie ingediend worden, met uitzondering van eventuele opvolgende verhoren bij jeugdstraf.

Afdoeningsbijstand

Helaas is het nog niet mogelijk om afdoeningsbijstand digitaal te declareren. Hiervoor blijft vooralsnog het reguliere papieren declaratieformulier en postproces in werking.

Aandachtspunten

Wij hebben bovenstaande werkwijze voorafgaand aan invoering getoetst bij enkele piketadvocaten. Hieruit zijn onder andere onderstaande aandachtspunten naar voren gekomen die wij hieronder voor de volledigheid benoemen.

• Wij zijn ons ervan bewust dat meerdere piketadvocaten verrichtingen voor één cliënt kunnen doen. Deze advocaten kunnen allemaal zelf de declaratie van gedane verrichtingen afhandelen, mits op het declaratieformulier het meldingsnummer wordt ingevuld (het nummer van de eerste melding, dat dus moet worden doorgegeven als een verrichting door een andere advocaat wordt gedaan).
• Bij verhoorbijstand is niet altijd een ‘bewijsstuk’ op tijd in het dossier aanwezig. In dit geval kan bewijs geleverd worden in de vorm van een handtekening en stempel op het declaratieformulier, een proces-verbaal of een uitnodiging voor het verhoor.

Kortom, High Trust advocaten die deelnemen aan de steekproef kunnen deels gebruik maken van stukken en deels van stempels. Zolang uit het dossier blijkt dat alle verrichtingen hebben plaatsgevonden.

Convenanten

De High Trust-convenanten worden begin 2021 aangepast op het nieuwe proces. Hierover informeren wij u later.

Nadere informatie

In een tweede nieuwsbriefspecial voor piketadvocaten geven we u meer informatie. Zo stellen we een lijst met vragen en antwoorden op en geven we via een werkinstructie specifieke informatie. Ook verzorgen we dan verdere informatie over de convenanten.

Livegang van deze digitalisering staat gepland voor begin december. De tweede nieuwsbriefspecial verschijnt rond die datum. Daarin leest u ook wanneer de nieuwe werkwijze (indienen van piketdeclaraties via Mijn RvR) in gaat.

De eerste steekproefcontroles voor piketdeclaraties vinden plaats na het eerste kwartaal daaropvolgend. De steekproefcontrole van de piketdeclaraties proberen we altijd gelijktijdig te plannen met de steekproefcontrole van de reguliere zaken.

Heeft u vragen?

Heeft u nog vragen? Dan kunt u die stellen aan de helpdesk van de Centrale Piketafdeling via tel. 088 - 787 1098 of [email protected]